Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Depuis 2016, la signature électronique est encadrée par le règlement européen sur l’identification électronique et les tiers de confiance (eIDAS) permettant de reconnaître sa valeur légale et de favoriser son développement. Le cadre juridique distingue trois types de signature électronique :
La signature électronique simple ou basique : il s’agit de toutes les formes de procédés qui démontrent l’acceptation ou l’accord du signataire et prouvant partiellement son identité (image scannée, clic sur un bouton « j’accepte » …). Quelques exemples d’utilisation :
- des conditions générales de vente (CGV) et conditions générales d’utilisation (CGU)
- une feuille de suivi de temps
- un état des lieux d’entrée et de sortie d’un logement
- une validation des jours de vacances
La signature électronique avancée : cette signature doit répondre à des exigences spécifiques permettant un niveau de vérification de l’identité du signataire plus élevé. Cela requiert l’usage d’un certificat digital, préalablement associé au signataire, et un processus de vérification de son identité.
Quelques exemples d’utilisation :
- Devis, bon de commande, facture,
- Contrat de prestation de services, contrat de partenariat
- Compromis de vente immobilier, contrat de bail
- Promesse d’embauche, renouvellement de période d’essai, contrat de travail, avenant, accord de confidentialité
- Attestation de remise d’équipement, certificat de travail, solde de tout compte
La signature électronique qualifiée : c’est une signature électronique avancée qui repose sur un certificat qualifié. Il est le seul type de signature électronique couvert par un statut juridique spécial dans l’UE. Quelques exemples d’utilisation :
- Actes authentiques
- Actes rédigés par des avocats
- Contrats avec des organismes publics
La signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite. Elle permet de démontrer qu’un document numérique a été approuvé par une personne identifiée. Sur le plan technique, il s’agit d’un code mathématique qui garantit que le document, une fois signé, ne pourra plus être modifié.
Attention, une signature manuscrite numérisée n’est pas une signature électronique ! La signature électronique est invisible, constituée d’une suite de caractères cryptés.
Une solution pour fluidifier vos procédures en toute sécurité
Si on pense souvent à l’application de la signature électronique pour donner son consentement à distance, il existe pourtant plusieurs cas de figure où la signature électronique est un service intéressant pour la gestion des entreprises.
La signature électronique permet de se passer du papier pour les échanges de documents. C’est un moyen d’économiser les coûts d’impression mais aussi d’envoi. En fiabilisant l’échange de fichiers par voie numérique, c’est aussi l’occasion d’accélérer les workflows (processus d’automatisation des opérations et étapes de validation d’une tâche).
Ce dispositif sécurisé est parfaitement légal et permet aux organisations un traitement plus rapide de nombreux documents et certificats courants. La signature électronique devient alors un véritable outil au service de la productivité.
Comment l’adopter en entreprise ?
Vous l’aurez compris, la signature électronique offre de nombreuses possibilités d’utilisation mais, parce qu’il mêle enjeux juridiques et technologiques, son déploiement doit être bien piloté.
1> Préparer la mise en place : de nombreuses solutions techniques sont disponibles sur le marché. Avant de faire votre choix, ayez une vision globale du projet et ne négligez pas certains aspects :
- Bien s’assurer que l’outil du prestataire choisi soit en mesure de prouver sans ambiguïté l’identité du signataire et l’intégrité du document signé
- S’assurer de la bonne intégration de l’outil à vos applications métiers existantes et à venir
- Revoir votre gestion en la rendant plus efficiente avec la dématérialisation de vos échanges / de vos documents, la mise en place d’une GED (Gestion Electronique de Documents), avoir un environnement informatique sécurisé, etc.
2 > Définir vos besoins : le niveau de fiabilité nécessaire doit être adapté aux besoins et aux enjeux de votre entreprise. C’est pourquoi il est conseillé de s’adresser à des prestataires qualifiés. Votre expert- comptable peut vous aider.
3 > Pensez aux utilisateurs : certaines solutions nécessitent le déploiement de matériels d’authentification, d’autres fonctionnent en ligne. Par conséquent, il est important de vérifier le bon fonctionnement de la solution dans tous les navigateurs internet et de prendre en compte l’impact pour toutes les parties prenantes (clients, salariés, prestataires, fournisseurs…).
4 > Comparez les coûts : pour mettre en place la signature électronique, il vous faudra acquérir un logiciel de signature et, selon le degré de fiabilité souhaité, un certificat électronique. Les coûts oscillent entre 70 et 130 € par an et par utilisateur. De nombreuses solutions proposent des versions d’essai. De quoi vous aider à faire votre choix parmi les différentes offres.
Intégrer la signature électronique dans une organisation est un premier pas vers la transformation numérique. Elle constitue une réelle opportunité de repenser certains aspects du fonctionnement de l’entreprise et invite à de nouveaux modes de travail (blockchain, travail à distance…) au service des clients, des collaborateurs et de la stratégie.