Un enjeu pour l’entreprise
Vos salariés se déplacent régulièrement dans le cadre de leur activité pour démarcher de nouveaux clients, pour rencontrer régulièrement vos fournisseurs, etc. Pour eux, l’enjeu est de se faire rembourser correctement les dépenses engagées, rapidement si possible. De votre côté, il s’agit de vérifier les montants dépensés, d’en évaluer la justification professionnelle et d’automatiser la transmission des données à votre expert-comptable. La gestion des notes de frais peut alors vite devenir un véritable un casse-tête…
La dématérialisation des notes de frais est le procédé par lequel une entreprise numérise le stockage de ses documents, notamment ceux faisant office de justificatifs de paiement. Ces documents et données préalablement répertoriés sur papier sont ensuite conservés entièrement en ligne.
Des process dématérialisés qui procurent de nombreux avantages
Chez Yzico, nous avons choisi d’aborder cette digitalisation sur la globalité du process RH. Cette sous-traitance complète ou partielle du traitement et de la gestion de votre paie vous permet de gagner du temps et de l’énergie afin de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Ainsi, nous vous proposons une solution logicielle pour vous aider à mieux maîtriser les coûts que représentent vos notes de frais et permettant la dématérialisation du process tout en répondant à 3 objectifs :
- Gagner du temps sur le traitement de ces demandes chronophage,
- Augmenter la productivité des équipes en libérant du temps au collaborateur qui saisies ses frais,
- Contrôler les dépenses par postes et suivre les frais en temps réel.
La numérisation des notes de frais est cruciale pour toute entreprise. Non seulement elle peut vous faire économiser de l’argent mais elle peut également améliorer la sécurité de vos données et faciliter le suivi de vos dépenses.
Dématérialiser ses notes de frais permet de réaliser une économie de 50 à 75 %.
Avec nos modules de notes de frais en mode SaaS, vous bénéficiez de fonctionnalités innovantes pour optimiser toutes les dépenses professionnelles de votre entreprise.
L’outil proposé par nos experts simplifie cette gestion en s’appuyant sur des documents dématérialisés, une plateforme commune et collaborative et une donnée centralisée.
Ainsi, en utilisant notre solution logicielle, on peut appréhender la gestion des notes de frais comme suit :
- Le collaborateur prend une photo de son justificatif et l’envoie sur une plateforme sécurisée.
- Le reçu est lu automatiquement : la date, les sommes et le nom du prestataire sont scannés.
- Le responsable en charge de la validation des notes de frais consulte une plateforme unique pour contrôler l’ensemble des reçus à travers des tableaux de bord.
- Il est conseillé d’intégrer les notes de frais et les régler via le bulletin de salaire et également de les déclarer dans la DSN (Déclaration Sociale Nominative).
- Le logiciel génère les écritures comptables.
Pourquoi choisir notre outil de gestion des notes de frais ?
Une application native facile à intégrer
Notre solution web et applicative s’intègre nativement à votre écosystème RH afin que vous puissiez bénéficier d’une solution ouverte et facilement intégrable. Profitez ainsi d’un déploiement en douceur et par étapes. Sur ordinateur ou smartphone, la solution est disponible partout, sécurisée et conforme aux dernières évolutions du marché. Ainsi, votre application sera toujours à jour. Cette caractéristique offre une interface agréable, fluide et une expérience plus immersive.
Laissez ainsi à vos collaborateurs la liberté d’effectuer des demandes de remboursement en quelques clics via l’application. Reçus papiers, factures numériques, forfaits journaliers, formation ou frais kilométriques, avec la solution Yzico, vos salariés peuvent les soumettre à tout moment, en temps réel.
La puissance de l’OCR
Bénéficiez d’une fonctionnalité innovante et performante : l’OCR. La solution proposée par Yzico a développé son propre OCR (système de reconnaissance de caractères) pour fiabiliser le processus de numérisation et d’extraction des données.
Toutes vos dépenses sont ainsi digitalisées en temps réel. Toutes les données provenant de vos justificatifs sont automatiquement extraites (le vendeur, la catégorie de la dépense, les totaux avec la devise et le pays, le détail de la TVA), transmises et analysées en quelques secondes.
A noter que le module intègre l’archivage à valeur probante : les justificatifs dématérialisés ont désormais la même valeur au format numérique qu’au format papier. Ainsi, vous pouvez conserver, pendant 6 ans, tout type de justificatif (factures, reçus) dans votre coffre-fort numérique à valeur probante qui satisfera à tous les contrôles fiscaux et URSSAF. Dès lors que vous avez pris en photo votre reçu, vous pouvez le jeter.
Le respect des normes financières
D’une part, notre solution vous permet d’être en conformité avec le cadre légal. Les justificatifs sont conservés selon les règles décrites par l’article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales, et pendant une durée légale d’au moins 6 ans. Les justificatifs numérisés sont stockés au format PDF dans un SAE (Système d’Archivage Électronique) certifié aux normes. Ils sont ainsi capturés et traités dans un processus qui respecte les exigences réglementaires.
Améliorez vos prévisions et rapports financiers avec l’automatisation
En choisissant notre plateforme, c’est l’assurance de bénéficier de puissants outils d’analyse financière qui intègrent toutes vos données en un seul endroit et vous apportent transparence pour transformer vos dépenses en une source de profit.
L’installation d’un outil permettant la centralisation des notes de frais doit être accompagné par une double formation des équipes de collaborateurs.
La gestion des notes de frais n’est pas la seule fonction que vous pouvez dématérialiser. Pour limiter votre charge de travail et gagner du temps dans la gestion quotidienne de votre entreprise, nous vous proposons de découvrir au cours de plusieurs épisodes, comment créer la bonne organisation digitale pour votre entreprise. Rendez-vous le mois prochains pour découvrir comment et pourquoi dématérialiser votre suivi de caisse.