Les règles concernant les mentions obligatoires se complexifient. Avec plus de 14 mentions obligatoires sur les factures, pas facile de s’y retrouver et de ne pas en oublier ! La première chose à faire est de vérifier les devis et factures établis par votre entreprise. Si vous utilisez un logiciel de facturation, assurez-vous que celui-ci est certifié NF afin d’éviter toute sanction ou amende.
La facture revêt une valeur juridique importante. Elle a plusieurs fonctions : elle matérialise une transaction financière, elle constitue un justificatif comptable et elle sert de support à l’exercice des droits sur la TVA (que cela soit en collecte et en déduction).
Quelques infos sur les règles & obligations imposées par l’administration :
Les mentions obligatoires
- Intitulé « Facture » ou « Note d’honoraires », « Quittance » en fonction de votre activité.
- Identité du vendeur, sa dénomination suivie de sa forme juridique (par ex. EIRL, SARL, SAS…) et rappel de sa forme juridique.
- Adresse de l’entreprise, siège social.
- Identification administrative de l’entreprise, à savoir les numéros de SIREN (ou SIRET), suivi de la mention de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation. Il est possible de préciser son numéro d’agrément. S’il y a lieu, préciser que l’entreprise est en état de liquidation et le cas échéant la qualité de locataire-gérant.
- Nom du client (ou sa raison sociale), son adresse (ou lieu du siège social), ainsi que l’adresse de facturation si elle est différente.
- Date à laquelle la facture est établie et date de la vente ou de la prestation de services (jour effectif de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation).
- Numéro de la facture basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture, ainsi que le numéro du devis ou bon de commande quand il a été préalablement établi.
- Décompte détaillé de chaque prestation et produit fournis (détails en quantité et prix)
- Désignation précise des biens ou services fournis (en précisant leur référence le cas échéant).
- Prix unitaire hors taxes de chaque bien ou service.
- Rabais, remises, ristournes ou escomptes éventuels liés à une opération en particulier et majoration éventuelle de prix (frais de transport ou d’emballage par exemple).
- Montant total HT.
- Devise dans laquelle la facture est émise à préciser clairement.
- Taux de TVA applicable et montant total de la TVA correspondant. Si plusieurs taux de TVA, il est nécessaire de faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant.
- Date à laquelle le règlement doit intervenir, mention précisant le moyen de paiement attendu ou si la facture a déjà été payée (en espèce, virement ou chèque).
- Montant net TTC à payer, après déduction des éventuels acomptes.
- Délais de paiement applicables, y compris le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement, ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (40 €) due uniquement par les clients professionnels.
- Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client s’il est professionnel.
- Si la date de la vente est différente de celle de l’émission de la facture, la date de la vente est précisée.
Nouvelles mentions obligatoires
Le Décret n°2022-1299 du 7 octobre 2022 vient de préciser les modalités d’application de la prochaine obligation d’émission de factures électroniques à compter du 1er juillet 2024.
Il prévoit de nouvelles mentions obligatoires sur les factures.
Pour rappel, l’article 242 nonies A du CGI énonce les différentes mentions obligatoires que doivent comprendre les factures. Le décret cité ci-dessus intègre au CGI de nouvelles mentions obligatoires :
- Le numéro d’immatriculation au RCS (registre du commerce et des sociétés),
- L’adresse de livraison des biens si elle est différente de l’adresse du client,
- L’information selon laquelle les opérations donnant lieu à facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou exclusivement de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d’opérations,
- Lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la TVA d’après les débits (lors de la facturation) au lieu de la TVA sur les encaissements, la mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits ».
Attention aux mentions particulières :
| Mentions | Commentaires |
| « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » | Si le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée |
| « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » | Si le vendeur ou prestataire bénéficie de la franchise en base de TVA, la facture est en hors taxe |
| « Autoliquidation » | Si des travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA |
| Mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie | Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale, pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire (notamment la garantie décennale) |
| Indiquer le numéro d’identification à la TVA de l’acquéreur | Si le service est rendu ou le bien vendu dans un autre pays de l’Union européenne |
Ces dispositions s’appliquent aux factures émises entre professionnels, mais le respect de ses règles pour une facturation à un particulier peut être respecté pour une meilleure sécurité juridique.
Les obligations entre professionnels et d’un professionnel à un particulier
Dès l’instant où la transaction est faite entre deux professionnels (le client professionnel ayant passé commande dans le cadre de son activité), l’émission d’une facture en double exemplaire est obligatoire. Cette facture doit être délivrée soit au moment de la livraison de la marchandise dans les contrats de vente de marchandises, soit à la fin de l’exécution de la prestation de services. L’acheteur est d’ailleurs tenu de la réclamer.
Entre une entreprise et un particulier, l’obligation de facturation dépend de l’opération réalisée :
- dans tous les cas, la délivrance d’une facture est obligatoire si le client le demande,
- la délivrance d’une facture est obligatoire en cas de vente à distance, notamment vente par correspondance,
- pour les prestations de service, la délivrance d’une note est obligatoire lorsque le montant TTC dépasse 25 euros ou si le client le demande.
Cette note ou facture doit être établie en double exemplaire, l’original étant remis au client. Elle doit contenir certaines mentions obligatoires :
- La date de rédaction de la note,
- Le nom et l’adresse de l’entreprise,
- Le nom du client, sauf opposition de sa part,
- La date et lieu d’exécution de la prestation,
- Le décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation fournie,
- La somme totale à payer.
On estime qu’encore 1 facture sur 3 ne satisfait pas les obligations légales en France.
Attention ! L’émission de factures non conformes à la réglementation expose l’émetteur à de nombreuses sanctions : amende, contraventions, annulation de vente…
Les sanctions pénales peuvent aller jusqu’à 75 000 € pour les vendeurs personnes physique et jusqu’à 375 000 € pour les personnes morales, ces montants sont doublés en cas de récidive et le client professionnel qui n’aurait pas réclamé la facture peut également être soumis à cette amende.
En outre, pour les factures émises jusqu’au 31 décembre 2021, une amende fiscale peut être appliquée à hauteur de 50% du montant de la transaction (si l’opération a été régulièrement traduite en comptabilité, l’amende fiscale est réduite à 5% du montant de la transaction). Enfin, l’entreprise qui ne respecte pas ces obligations s’expose à une amende fiscale de 15 € par erreur ou mention manquante pour chaque facture. Si une facture cumule plusieurs erreurs ou omission, les amendes se cumulent dans la limite de 25% du montant de la facture.
L’outil de facturation, que propose nos équipes vous permettra d’effectuer très simplement des devis et factures, de suivre les règlements, tout en tenant compte de ces obligations administratives.
Les délais d’émission et de conservation
Une facture doit être émise dès la réalisation de la livraison ou dès l’exécution de la prestation de services.
En leur qualité de pièces comptables, les factures doivent être conservées pendant 10 ans.
Elles peuvent être conservées sous format papier ou sous format électronique.
La facture électronique
Une facture est considérée comme facture électronique lorsqu’elle est créée, envoyée, émise et reçue sous format électronique. Cela implique donc que les systèmes du fournisseur et du client soient compatibles et que la preuve de la réception puisse être apportée. La facture ne peut être émise par voie électronique que si l’acheteur est d’accord.
Une facture électronique peut alors tenir lieu de facture d’origine si l’acheteur l’a acceptée préalablement. Cependant l’authenticité de son origine, sa lisibilité et l’intégrité de son contenu doivent être garantis au moyen de la signature électronique par exemple.
Une facture dématérialisée se doit donc de comporter strictement les mêmes mentions obligatoires que celles d’une facture papier.
Elle deviendra progressivement obligatoire entre 2024 et 2026.
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